Frag doch mal dein Team… mit einer Retrospektive!

Retrospektiven sind ein zentraler Bestandteil der agilen Methode „Scrum“. Wir nutzen dieses Format, auch „Scrum-Event“ genannt, regelmäßig bei lernen bohlscheid.
Agilität bedeutet für uns Veränderungsfähigkeit. Für den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung in einem Team oder der gesamten Organisation ist es ein wertvoller Schritt, Retrospektiven zu etablieren. Eine Retrospektive ist ein Format aus der agilen Arbeitswelt, mit dem man über die Vergangenheit, z. B. einen genau definierten Abschnitt oder den Status Quo reflektieren und daraus Schlüsse für die Zukunft ziehen kann. So werden konkrete Maßnahmen definiert, die eine kontinuierliche Verbesserung unterstützen und in einem Team oder der gesamten Organisation Veränderungsfähigkeit verankern. Gemeinsames Lernen und zugleich eine hohe Leistungsfähigkeit werden dadurch ermöglicht.

Prinzip der Retrospektive

Retrospektiven folgen einem Grundprinzip, welches im Rahmen des Meetings verdeutlicht wird. Norman L. Kerth beschreibt dies wie folgt: „Unabhängig von dem, was wir entdecken werden, glauben wir, dass jeder sein oder ihr Bestes gegeben hat, unter Berücksichtigung des Timings, seiner oder ihrer Fähigkeiten und Kompetenzen, der zur Verfügung stehenden Mittel und der Situation.“ Indem man dies explizit ausdrückt, schafft man ein sicheres Umfeld, in dem das Team zusammenfinden und konstruktiv miteinander arbeiten kann.

Retrospektiven dienen dazu:

• Ineffizienzen, Energieverschwendung und Überlastung in einem Team zu identifizieren
• Die Selbstorganisation in Teams zu fördern
• Prozesse und Zusammenarbeit innerhalb eines Teams zu verbessern
• Auch Prozesse und Zusammenarbeit mit beteiligten Teams und Stakeholdern zu optimieren
• Kontinuierliche Weiterentwicklung und Lernen zu ermöglichen
• Positive Teamaspekte zu betonen
• Frust abzubauen und Veränderungsenergie zu etablieren

Im Rahmen einer Retrospektive werden konkrete Vereinbarungen getroffen, die machbar sind und ggf. von verschiedenen Teammitgliedern umgesetzt werden können. Dabei werden Verantwortlichkeiten klar festgelegt. Wie wirkungsvoll die Umsetzung war, ist in der folgenden Retrospektive zu erkennen.
Warum ist das so wichtig? Ein Team wurde zusammengestellt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das Erreichen dieses Ziels ist nur möglich, wenn gut und mit Freude zusammengearbeitet wird. Und eine Zusammenarbeit funktioniert oft nicht von allein. Eine regelmäßige Agile Retrospektive sorgt dafür, dass aus einer Gruppe von Individuen ein effektives Team entsteht.

Ablauf einer Retrospektive

Eine Retrospektive folgt einem festen Ablaufplan, an dem sich die Moderatorin/der Moderator orientiert. Dabei ist ein gutes timeboxing essenziell. In der Regel nehmen wir uns 90 Minuten Zeit. Bei lernen bohlscheid hat sich folgende Abfolge als zielführend erwiesen:

• Begrüßung
• Darstelllung Zusammenhänge: ggf. Anlass, Thema, (Wiederholung) Grundprinzip und Vereinbarung Regeln (wie Vertraulichkeit, timeboxing, Umgang mit Mobiltelefonen etc.)
• Check-In
• Retrospektiv-Format als Kern (wie z.B. die oben dargestellte Seestern-Retrospektive)
• Konvergieren der abgeleiteten Verbesserungsmöglichkeiten mit Fokus auf die für das Team wesentlichen Punkte
• Ausblick: gemeinsame Beschreibung und Festhalten der nächsten Schritte
• Check-Out

Die feste Installation von lernenden Strukturen führt zu deutlich erfolgreicheren Organisationen in komplexen Umgebungen. Lernende Strukturen durch Retrospektiven machen nicht nur auf der Ebene der operativen Teams Sinn. Die Veränderungsenergie, die dadurch entstehen kann, entfaltet sich ganz besonders, wenn man auf allen Ebenen im Unternehmen lernende Strukturen aufbaut.

Und nicht zu verachten: Retrospektiven machen echt Spaß!